Workflow Rules & Workflow Actions in Hindi

Workflow Rules और Workflow Actions Salesforce में ऑटोमेशन बनाने के दो प्रमुख घटक हैं। ये दोनों मिलकर आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि आपके बिज़नेस प्रोसेसेस स्वचालित (automated) और कुशलता से चलें।

Workflow Actions उन प्रक्रियाओं के परिणामस्वरूप होने वाले कार्य हैं, जैसे ईमेल भेजना, टास्क बनाना, फ़ील्ड अपडेट करना, आदि।

Workflow Rules Salesforce में एक ऑटोमेशन टूल है, जिसका उपयोग आप यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि कब कोई कार्य स्वचालित रूप से होना चाहिए। यह नियम (Rule) एक विशेष रिकॉर्ड के लिए क्राइटेरिया सेट करता है। जब कोई रिकॉर्ड उस क्राइटेरिया को पूरा करता है, तो Workflow Rule सक्रिय हो जाता है और इसके साथ जुड़े Workflow Actions निष्पादित होते हैं।

Evaluation Criteria: यह निर्धारित करता है कि Workflow Rule कब ट्रिगर होगा। इसमें तीन विकल्प होते हैं:

  1. Created: जब रिकॉर्ड पहली बार बनाया जाता है।

  2. Created, and every time it’s edited : जब रिकॉर्ड पहली बार बनाया जाता है और हर बार एडिट किया जाता है।

  3. Created, and any time it’s edited to subsequently meet criteria : जब रिकॉर्ड बनाया जाता है या ऐसा एडिट किया जाता है जिससे वह क्राइटेरिया पूरा करता है।

Rule Criteria: यह निर्धारित करता है कि रिकॉर्ड को किस शर्त के आधार पर चेक किया जाएगा। यदि रिकॉर्ड इस क्राइटेरिया को पूरा करता है, तो Workflow Rule ट्रिगर होता है। उदाहरण के लिए, "Opportunity Stage equals Closed Won".

Workflow Actions वे कार्य होते हैं, जिन्हें Workflow Rule के ट्रिगर होने पर स्वचालित रूप से निष्पादित किया जाता है। एक Workflow Rule के साथ कई Workflow Actions जुड़ सकते हैं, और ये Actions तुरंत (Immediate) या समय-निर्धारित (Time-Dependent) हो सकते हैं।

1. Email Alert :

   यह एक प्री-कॉन्फ़िगर्ड ईमेल टेम्पलेट के अनुसार एक या अधिक यूज़र्स, रोल्स या ईमेल एड्रेस पर ईमेल भेजता है। 

    उदाहरण: "Opportunity Closed Won" स्टेज पर पहुँचने पर अकाउंट मैनेजर को ईमेल भेजना।

2. Task Creation :

   यह एक टास्क स्वचालित रूप से बनाता है और उसे एक यूज़र या रोल को असाइन करता है।

   उदाहरण: जब कोई नया लीड एक निश्चित क्राइटेरिया को पूरा करता है, तो एक फॉलो-अप टास्क बनाया जाता है और सेल्स टीम के सदस्य को असाइन किया जाता है।

3. Field Update :

   यह एक रिकॉर्ड के एक या अधिक फ़ील्ड्स को स्वचालित रूप से अपडेट करता है।

    उदाहरण: जब Opportunity "Closed Won" हो जाती है, तो Opportunity का "Priority" फ़ील्ड "High" पर सेट कर देना।

4. Outbound Message :

    यह एक XML संदेश भेजता है जिसमें रिकॉर्ड की जानकारी होती है, और इसे एक बाहरी वेब सेवा द्वारा प्रोसेस किया जा सकता है।

    उदाहरण: जब कोई महत्वपूर्ण रिकॉर्ड अपडेट होता है, तो यह मैसेज बाहरी सिस्टम को सूचना भेज सकता है।

Workflow Rule  यह तय करता है कि कब कुछ होना चाहिए, यानी कब एक या अधिक Workflow Actions को ट्रिगर किया जाना चाहिए।

Workflow Actions वे कार्य हैं जो Workflow Rule के ट्रिगर होने पर स्वचालित रूप से किए जाते हैं।

मान लें कि आपकी कंपनी एक सेल्स प्रोसेस का प्रबंधन करती है जिसमें हर बार एक Opportunity "Closed Won" होती है, तो सेल्स मैनेजर को एक ईमेल अलर्ट भेजा जाना चाहिए, और उस Opportunity का Priority फ़ील्ड "High" पर सेट होना चाहिए।

1. Workflow Rule :

   Evaluation Criteria : Created, and any time it’s edited to subsequently meet criteria.

   Rule Criteria : Opportunity Stage equals Closed Won.

2. Workflow Actions :

   Email Alert : सेल्स मैनेजर को ईमेल भेजना।

   Field Update : Priority फ़ील्ड को "High" पर सेट करना।