What is Sharing Rules & Roles in Hindi

Sharing Rules और Roles Salesforce में डेटा एक्सेस कंट्रोल और सुरक्षा का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। दोनों का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सही उपयोगकर्ताओं को सही स्तर की एक्सेस मिले, लेकिन ये अलग-अलग तरीकों से काम करते हैं।

Sharing Rules : Salesforce में एक तरीका है जिससे आप रिकॉर्ड्स की एक्सेस को उन उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं, जिनके पास सामान्यतः उन रिकॉर्ड्स तक पहुंच नहीं होती है। 

आधारभूत एक्सेस को विस्तारित करना : Sharing Rules उन उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त एक्सेस देते हैं जिनके पास OWD (Organization-Wide Defaults) और रोल हायरार्की के माध्यम से रिकॉर्ड्स की एक्सेस नहीं होती है।

कस्टमाइज़ेशन : आप Sharing Rules को कस्टमाइज़ कर सकते हैं ताकि विशिष्ट उपयोगकर्ता समूह (रोल, पब्लिक ग्रुप्स, क्यूज) रिकॉर्ड्स को देख या एडिट कर सकें।

रिकॉर्ड्स के प्रकार : Sharing Rules आमतौर पर दो प्रकार के होते हैं:

Owner-Based : ये नियम रिकॉर्ड के मालिक के आधार पर एक्सेस प्रदान करते हैं।

Criteria-Based : ये नियम रिकॉर्ड्स में एक विशेष मानदंड (क्राइटेरिया) के आधार पर एक्सेस प्रदान करते हैं।

 यदि आपका OWD सेटिंग Private या Public Read Only है और आप चाहते हैं कि कुछ उपयोगकर्ताओं को उन रिकॉर्ड्स पर अतिरिक्त एक्सेस मिले, तो आप Sharing Rules का उपयोग कर सकते हैं।

 उदाहरण के लिए, आप एक Sharing Rule सेट कर सकते हैं जो कहता है कि "सभी सेल्स यूजर्स को मार्केटिंग रिकॉर्ड्स तक Read-Only एक्सेस होनी चाहिए।"

Roles : Salesforce में एक हायरार्की स्ट्रक्चर है जो यह तय करता है कि उपयोगकर्ता कौन-कौन से रिकॉर्ड्स को एक्सेस कर सकता है, जो रोल हायरार्की में उसके नीचे या उसके स्तर पर आते हैं। 

हायरार्की के अनुसार एक्सेस : रोल हायरार्की में उच्च स्तर पर स्थित उपयोगकर्ता निचले स्तर के उपयोगकर्ताओं के रिकॉर्ड्स को देख सकते हैं और एडिट कर सकते हैं।

OWD के साथ काम : Roles OWD के साथ मिलकर काम करते हैं। OWD सेटिंग्स एक बेसलाइन एक्सेस सेट करती हैं, और रोल्स इसे हायरार्की के आधार पर विस्तारित करते हैं।

रिकॉर्ड ओनरशिप : प्रत्येक रिकॉर्ड के पास एक ओनर होता है, जो रोल हायरार्की में एक निश्चित स्थान पर होता है। उस रोल के ऊपर के सभी रोल्स के उपयोगकर्ताओं को उस रिकॉर्ड पर एक्सेस मिल सकती है।

 Roles का उपयोग संगठन में एक संरचित एक्सेस कंट्रोल सेटअप के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक सेल्स मैनेजर (जो रोल हायरार्की में ऊपर है) अपने सभी सेल्सपर्सन्स (जो रोल हायरार्की में नीचे हैं) के रिकॉर्ड्स को देख और एडिट कर सकता है।

 Roles आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि मैनेजमेंट हायरार्की में ऊपर के लोग अपने टीम के सदस्यों के रिकॉर्ड्स तक पहुंच सकते हैं।

Roles  एक हायरार्की बेस्ड एक्सेस कंट्रोल मैकेनिज्म हैं, जो ओवरॉल डेटा एक्सेस स्ट्रक्चर को व्यवस्थित करते हैं।

Sharing Rules एक ग्रैन्युलर कंट्रोल प्रदान करते हैं, जिससे आप अतिरिक्त एक्सेस प्रदान कर सकते हैं जो कि रोल हायरार्की और OWD के माध्यम से संभव नहीं हो सकती।

मान लीजिए कि आपके पास एक संगठन है जिसमें सेल्स और सपोर्ट टीमें हैं। 

Roles : 

सेल्स टीम में एक "Sales Manager" रोल है और उसके नीचे "Sales Representative" रोल है। Sales Manager अपने टीम के सभी Sales Representatives के रिकॉर्ड्स को देख और एडिट कर सकता है।

सपोर्ट टीम में "Support Manager" रोल और "Support Representative" रोल है। Support Manager अपने टीम के सभी Support Representatives के रिकॉर्ड्स को देख सकता है।

Sharing Rules :

 अब आप चाहते हैं कि सभी "Sales Representatives" को "Support Cases" तक Read-Only एक्सेस हो। इसके लिए, आप एक Sharing Rule सेट कर सकते हैं जो सेल्स टीम को सपोर्ट टीम के रिकॉर्ड्स पर Read-Only एक्सेस देता है।

Roles आपको हायरार्की के आधार पर डेटा एक्सेस कंट्रोल सेट करने में मदद करते हैं।

Sharing Rules आपको इस बेसलाइन को विस्तारित करने की अनुमति देते हैं, ताकि आप विशिष्ट परिस्थितियों में एक्सेस को और अधिक कस्टमाइज़ कर सकें।